AI-geletterdheid verplicht: wat moet je als mkb-bedrijf regelen?

Sinds de Europese AI-verordening geldt, krijgen veel ondernemers dezelfde vraag op hun bord: is AI-geletterdheid verplicht voor mijn bedrijf, en wat moet ik dan precies regelen? Het korte antwoord is ja. Zodra jouw medewerkers met AI-systemen werken, moet je maatregelen nemen zodat ze begrijpen wat die systemen doen, waar de risico's zitten en hoe ze er verstandig mee omgaan. Het goede nieuws: voor het mkb is dat goed te organiseren, zonder dure certificeringstrajecten.

In dit artikel lees je wat de verplichting inhoudt, wat er in 2026 is veranderd, voor wie het geldt en hoe je in een paar praktische stappen aantoonbaar aan de slag gaat.

Wat betekent AI-geletterdheid volgens de AI-verordening?

AI-geletterdheid staat in artikel 4 van de AI-verordening. Kort gezegd moeten aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen maatregelen nemen om de AI-geletterdheid te bevorderen van hun personeel en van andere mensen die namens hen met AI-systemen werken.

Daarbij houd je rekening met:

• de technische kennis, ervaring, opleiding en training van die mensen;
• de context waarin de AI-systemen worden gebruikt;
• de personen of groepen op wie de AI wordt toegepast, zoals klanten, sollicitanten of medewerkers.

AI-geletterdheid is dus geen algemene AI-cursus voor iedereen. Het gaat erom dat de mensen die met een bepaald AI-systeem werken, genoeg weten om het verantwoord te gebruiken. Een medewerker die een AI-agent klantmails laat voorbereiden, heeft andere kennis nodig dan een collega die AI inzet bij het beoordelen van sollicitaties.

Is AI-geletterdheid verplicht voor het mkb?

Ja. De verplichting geldt voor alle aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen, ongeacht de omvang van het bedrijf. Een gebruiksverantwoordelijke is een organisatie die een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid inzet. Gebruikt jouw team een AI-chatbot, een AI-agent die facturen verwerkt of een tool die e-mails samenvat, dan val je daar in de regel onder.

Wel is er aandacht voor kleinere bedrijven: de Europese Commissie en de lidstaten moeten aanbieders en gebruiksverantwoordelijken, en met name het mkb, ondersteunen bij het naleven van deze verplichting.

Belangrijke data op een rij

• 2 februari 2025: de verplichting rond AI-geletterdheid is van toepassing.
• 2 augustus 2026: nationale markttoezichthouders zijn begonnen met toezicht op en handhaving van deze regels.
• 2 december 2027: aanvullende eisen voor hoog-risico-AI-systemen uit bijlage III, zoals bepaalde toepassingen bij werving en selectie.

Wie nog niets heeft geregeld, loopt dus achter. Dat is geen reden voor paniek, wel een reden om er nu werk van te maken.

Wat is er veranderd door de digitale omnibus?

In 2026 is de AI-verordening op een aantal punten aangepast via de zogenoemde digitale omnibus inzake AI, die medio juli 2026 in werking is getreden. Artikel 4 is daarbij herschreven. De belangrijkste gevolgen voor ondernemers:

1. De verplichting blijft bestaan. Je moet nog steeds maatregelen nemen om AI-geletterdheid te bevorderen.
2. Er is geen vast niveau voorgeschreven. Je hoeft niet te garanderen dat elke medewerker een bepaald of "voldoende" niveau haalt. Het gaat om passende maatregelen, niet om een examen.
3. Meer ondersteuning. De Europese Commissie publiceert praktijkvoorbeelden van hoe je aan de verplichting kunt voldoen, en het Europese AI-comité stelt aanbevelingen op.

Let op: zet je een hoog-risico-AI-systeem in, dan geldt daarnaast de eis dat de mensen die toezicht houden op dat systeem daarvoor zijn opgeleid. Dat gaat verder dan basale AI-geletterdheid.

Zo regel je AI-geletterdheid in vijf stappen

Een praktische aanpak die past bij een mkb-bedrijf, zonder onnodige bureaucratie.

1. Breng in kaart welke AI je gebruikt

Maak een eenvoudig overzicht van alle AI-toepassingen in je organisatie. Denk niet alleen aan systemen die je bewust hebt aangeschaft, maar ook aan AI-functies in bestaande software en aan tools die medewerkers op eigen initiatief gebruiken. Noteer per toepassing wie ermee werkt, waarvoor en met welke gegevens.

2. Bepaal per rol wat mensen moeten weten

Niet iedereen hoeft hetzelfde te weten. Maak onderscheid tussen:

• Dagelijkse gebruikers: hoe werkt de tool, wat kan hij niet, wanneer controleer je de uitkomst, welke gegevens mogen er niet in?
• Mensen die uitkomsten beoordelen of goedkeuren: hoe herken je fouten, wanneer grijp je in, hoe leg je uitzonderingen vast?
• Leidinggevenden en eigenaren: welke risico's horen bij welk proces, en welke afspraken gelden er in het bedrijf?

3. Kies passende maatregelen

Maatregelen kunnen klein en concreet zijn: een korte uitleg bij de ingebruikname van een nieuw systeem, een werkinstructie per AI-toepassing, een interne sessie over veelvoorkomende fouten van taalmodellen of een externe training waar dat nodig is. Het belangrijkste is dat de maatregel past bij het risico. Een AI-agent die concepten voor interne notities maakt, vraagt minder dan een systeem dat invloed heeft op beslissingen over mensen.

4. Leg afspraken vast in een AI-beleid

Zet de belangrijkste afspraken op papier: welke tools zijn toegestaan, welke gegevens mogen er nooit in, wie is aanspreekpunt en hoe meld je een fout of incident. Dit sluit direct aan op de AVG: persoonsgegevens in een AI-tool invoeren zonder goede afspraken kan tot een datalek leiden. Lees daarover meer in ons artikel over AI en de AVG.

5. Documenteer en houd het actueel

Er is geen voorgeschreven formulier, maar het is verstandig om bij te houden wat je hebt gedaan: welke AI je gebruikt, wie welke uitleg of training heeft gehad en wanneer. Zo kun je bij vragen van een toezichthouder, klant of opdrachtgever laten zien dat je de verplichting serieus neemt. Plan daarnaast een vast moment, bijvoorbeeld elk halfjaar of bij elk nieuw AI-systeem, om het overzicht bij te werken.

AI-geletterdheid bij AI-agents: waar let je extra op?

AI-agents gaan een stap verder dan een chatbot waarin je zelf een vraag typt. Een AI-agent voert zelfstandig stappen uit in je processen: hij leest e-mails, verwerkt facturen, werkt het CRM bij of bereidt rapportages voor. Dat vraagt om specifieke kennis bij de mensen die ermee werken:

• Weten wat de agent wel en niet zelf beslist. Welke stappen voert hij automatisch uit, en wat wordt altijd aan een mens voorgelegd?
• Uitzonderingen herkennen. Medewerkers moeten weten hoe een twijfelgeval eruitziet en wat ze ermee doen.
• Controleren zonder blind te vertrouwen. Ook een goed werkend systeem maakt soms fouten. Steekproeven en een duidelijke werkwijze voor correcties horen erbij.
• Begrijpen welke gegevens de agent gebruikt. Dat helpt bij het inschatten van risico's en bij vragen van klanten.

Bij Bloomingdal·e bouwen we daarom AI-agents met de mens aan het roer: duidelijke grenzen, vastgelegde uitzonderingsroutes en uitleg voor de mensen die er dagelijks mee werken. We hosten in de EU en werken AVG-proof, zodat de techniek past bij de afspraken die je met je team en klanten maakt.

Veelgemaakte fouten

• Alleen naar aangeschafte tools kijken. Juist AI die medewerkers zelf gebruiken, blijft vaak buiten beeld.
• Eén generieke training voor iedereen. Die mist vaak de risico's die bij een specifiek proces horen.
• Niets vastleggen. Zonder documentatie kun je achteraf moeilijk laten zien wat je hebt gedaan.
• Het als eenmalig project zien. AI-toepassingen veranderen snel; je aanpak moet meebewegen.

Aan de slag

AI-geletterdheid is verplicht, maar het hoeft geen zwaar traject te zijn. Begin met een overzicht van de AI die je gebruikt, bepaal per rol wat mensen moeten weten en leg je afspraken vast. Zo voldoe je aan de AI-verordening en haal je tegelijk meer uit AI, omdat je team weet wat het kan verwachten.

Wil je AI-agents inzetten die vanaf dag één duidelijk zijn voor je medewerkers en passen binnen de regels? Neem contact op met Bloomingdal·e voor een vrijblijvend gesprek.